Sarana dan Prasarana Pendidikan



SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN

1.      Pengertian Sarana dan Prasarana Pendidikan
Prasarana pendidikan adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang proses pendidikan di sekolah. Dalam pendidikan misalnnya lokasi atau tempat, bangunan sekolah, lapangan olahraga, ruang dan sebagainya. Sedangkan sarana pendidikan adalah semua perangkat peralatan, bahan dan perabot yang secara langsung digunakan dalam proses pendidikan di sekolah, seperti: ruang, buku, perpustakaan, labolatorium dan sebagainya.
Sedangkan menurut keputusan menteri P dan K No.079/1975, sarana pendidikan terdiri dari 3 kelompok besar yaitu:
  1. Bangunan dan perabot sekolah.
  2. Alat pelajaran yang terdiri dari pembukauan dan alat-alat peraga dan labolatarium.
  3. Media pendidikan yang dapat dikelompokan menjadi audiovisual yang menguanakan alat  penampil dan media yang tidak menggunakan alat penampil.
Adapun yang bertanggungjawab tentang sarana dan prasarana pendidikan adalah para pengelola administrasi pendidikan. Secara mikro atau sempit maka kepala sekolah bertanggung jawab masalah ini, seperti :
  1. Hubungan antara peralatan dan pengajaran dengan program pengajaran.
  2. Tanggung jawab kepala sekolah dan kaitannya dengan pengurusan dan prosedur 
  3. Beberapa pedoman administrasi peralatan 
  4. Administrasi gedung dan perlengkapan sekolah
Dari beberapa uraian diatas, manajemen sarana dan prasarana pendidikan dapat didefinisikan sebagai proses kerja sama pendayagunaan semua sarana dan prasarana pendidikan secara efektif dan efisien.( Bafadal,2003). Definisi ini menunjukkan bahwa sarana dan prasarana yang ada di sekolah perlu didayagunakan dan dikelola untuk kepentingan proses pembelajaran di sekolah. Pengelolaan itu dimaksudkan agar dalam menggunakan sarana dan prasarana di sekolah bisa berjalan dengan efektif dan efisien. Pengelolaan sarana dan prasarana merupakan kegiatan yang amat penting di sekolah, karena keberadaannya akan sangat mendukung terhadap suksesnya proses pembelajaran disekolah.
Dalam mengelola sarana dan prasarana di sekolah dibutuhkan suatu proses sebagaimana terdapat dalam manajemen yang ada pada umumnya, yaitu: mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pemeliharaan dan pengawasan. Apa yang dibutuhkan oleh sekolah perlu direncanakan dengan cermat berkaitan dengan sarana dan prasarana yang mendukung semua proses pembelajaran. Sarana pendidikan ini berkaitan erat dengan semua perangkat, peralatan, bahan dan perabot yang secara langsung digunakan dalam proses belajar mengajar. Sedangkan prasarana pendidikan berkaitan dengan semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan proses pembelajaran di sekolah seperti: ruang, perpustakaan, kantor sekolah, UKS, ruang osis, tempat parkir, ruang laboratorium, dll.

2.      Inventarisasi Sarana dan Prasarana Pendidikan
Proses berikutnya setelah sarana dan prasarana pendidikan di sekolah diadakan, perlu dilakukan inventarisasi. Yang dimaksud dengan inventarisasi adalah pencatatan dan penyusunan daftar barang yang menjadi milik sekolah secara sistematis,tertib,teratur dan berdasarkan ketentuan dan pedoman yang selama ini berlaku. Dengan inventarisasi akan mempermudah kita untuk mengetahui jumlah barang yang diadakan, tahun berapa diadakannya, sumber biaya pengadaan.
Ada tiga jenis kegiatan yang harus dilakukan berkenaan dengan inventarisasi ini. Pertama, pencatatan sarana dan prasarana sekolahku dalam buku-buku sarana dan prasarana. Kedua, pemberian kode (coding) terhadap prasarana dan sarana yang selesai dicatat buku-buku sarana dan prasarana. Ketiga, pelaporan sarana dan prasarana kepada pihak-pihak yang selayaknya menerima laporan (pemerintah,pemberi sumbangan,stake holder sekolah, dan sebagainya).
Guna pencatatan sarana dan prasarana sekolah, ada beberapa buku yang menjadi kelengkapannya, ialah:
a.       Buku penerimaan barang
b.      Buku pembelian barang
c.       Buku induk inventaris
d.      Buku kartu stok barang
e.       Buku catatan barang yang bukan inventaris ( misalnya peminjaman) .

  • Pembuatan kode khusus untuk perlengkapan yang tergolong barang inventaris. Caranya dengan membuat kode barang dan menempelkannya atau menuliskannya pada badan barang perlengkapan yang tergolong sebagai barang investaris. Kode barang adalah sebuah tanda yang menunjukkan pemilikan barang. Kode tersebut pada badan barang perlengkapan yang sekiranya mudah dibaca dan dilihat. Tujuan pembuatan dan penulisan kode tersebut adalah untuk memudahkan semua pihak dalam mengenal kembali semua perlengkapan disekolah, baik ditinjau dari kepemilikan, penanggung jawab, maupun jenis dan golongannya. Biasanya kode barang itu berbentuk angka atau numerik yang menunjukkan departemen, lokasi, sekolah, dan barang.

·         Mengingat sarana dan prasarana pendidikan di sekolah tersebut adalah milik lembaga dan bukan pororangan, yang proses pengadaannya juga melibatkan dana pihak lain ( pemerintah,donatur,stake holder yang lain), maka dalam periode tertentu haruslah dilaporkan. Pelaporan ini sangat penting, agar seluruh pihak yang berkepentingan mengetahui dengan jelas berbagai jenis sarana dan prasarana pendidikan yang ada di sekolah tersebut.

3.      Penyimpanan Sarana Dan Prasarana Pendidikan
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menampung hasil pengadaan dan umumnya barang tersebut adalah milik negara pada wadah/tempat yang telah disediakan. Penyimpanan sarana dan prasarana pendidikan adalah kegiatan menyimpan suatu barang baik berupa perabot, alat tulis kantor, surat-surat maupun barang elektronik dalam keadaan baru ataupun sudah rusak yang dapat dilakukan oleh seorang beberapa orang yang ditunjuk atau ditugaskan pada lembaga pendidikan. Aspek yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan adalah aspek fisik dan aspek administratif. Aspek fisik dalam penyimpanan adalah wadah yang diperlukan untuk menampung barang milik negara berasal dari pengadaan.
Aspek ini biasa disebut gudang, yang dapat dibedakan menjadi:
§  Gudang pusat, yaitu gudang yang diperlukan untuk menampung barang hasil pengadaan yang terletak pada unit. Biasanya gudang pusat juga digunakan untuk menyimpan barang yang akan dijadikan stok/persediaan.
§  Gudang penyalur, yaitu gudang yang digunakan untuk menyimpan barang sementara sebelum disalurkan ke unit atau satuan kerja yang membutuhkan.
§  Gudang transit, yaitu gudang yang digunakan untuk menyimpan barang sementara sebelumdisalurkan ke unit atau satuan kerja yang membutuhkan.
§  Gudang pemakai, yaitu gudang yang digunakan untuk meyimpan barang-barang yang akan dan telah digunakan dalam pelaksanaan kegiatan.

Aspek administratif adalah hal-hal yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan dalam penyimpanan seperti: bendaharawan kepala gudang, urusan tata usaha, urusan penerimaan, urusan penyimpanan, dan pemeliharaan, urusan pengeluaran. Struktur organisasi penyimpanan.
v  Prosedur dan tata cara penyimpanan barang
a)       Penerimaan
Hal-hal yang dilakukan dalam penerimaan barang antara lain:
1) Menerima pemberitahuan pengiriman barang dari pihak yang menerima barang. Mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan dalam penerimaan dan pemeriksaan barang.
2) Memeriksa barang yang diterima baik fisik maupun kelengkapan administrasi seperti surat kepemilikan.
3) Membuat berita acara penerimaan dan hasil pemeriksaan barang.
b)      Penyimpanan
Barang dan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam hal ini adalah:
1) Meneliti barang-barang yang akan disimpan
2) Menyiapkan barang-barang tersebut berdasarkan pengelompokkan-pengelompokkan tertentu/harga
3) Mencatat barang tersebut ke dalam buku penerimaan, kartu barang dan kartu stok.
4) Membuat denah lokasi barang-barang yang disimpan agar dapat dikeluarkan secara tepat.
5) Pengeluaran barang dilakukan berdasarkan Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB).

Penyimpanan sarana dapat dikatakan suatu kegiatan simpan menyimpan suatu barang baik berupa perabot, alat tulis kantor, surat-surat maupun barang elektronik dalam keadaan baru maupun rusak dapat dilakukan oleh seorang beberapa orang yang ditunjuk pada suatu sekolah.

Kegiatan penyimpanan meliputi menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang di gudang. Gudang dibedakan menurut bentuknya menjadi:
1) Gudang terbuka adalah gudang yang tidak berdinding dan tidak beratap, tetapi berlantai dan harus dikeraskan sesuai dengan berat barang-barang yang akan disimpan.
2) Gudang tertutup adalah gudang berdinding dan beratap yang konstruksinya disesuaikan dengan fungsi gudang itu.

v  Cara menyimpan barang yang baik dan benar antara lain:
1) Barang yang sudah diterima, dicatat, digudangkan, diatur, dirawat, dan dijaga secara tertib, rapi, dan aman.
2) Dibuatkan daftar nama tempat barang penyimpanan agar mudah ditemukan.
3) Barang yang mudah rusak dimasukan ke dalam pelindung (lemari).
4) Barang-barang yang kecil seperti barang ATK disimpan dalam sebuah wadah yang mudah dijangkau dan ditemukan.
5) Barang-barang yang besar ditempatkan dengan aman dan nyaman.
6) Barang elektronik sebaiknya disimpan di ruangan yang lebih aman seperti besi teralis.
7) Barang yang terbuat dari kertas diusahakan jauh dari tempat basah, lembab, dan air.
8) Barang yang disimpan dalam lemari sebaiknya sering dibuka untuk menghindari penjamuran bila lembab.
9) Semua alat-alat dan perlengkapan harus disimpan di tempat yang bebas dari faktor perusak seperti panas, lembab, dan lapuk.
10) Mudah ditemukan bila sewaktu-waktu diperlukan.
11) Semua penyimpanan harus diadministrasikan menurut ketentuan bahwa persediaan lama harus lebih dulu digunakan.
12) Harus diadakan inventarisasi secara berkala.
13) Sebaiknya dilakukan kontrol atau service terhadap barang-barang tertentu agar tidak mudah rusak.
14) Laporan tentang keadaan penyimpanan dibuat sesuai dengan ketentuan yang berlaku.


4.      Pendistribusian Sarana Prasarana Sekolah
Penditribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu. Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus di perhatikan yaitu ketepatan barang yang di sampaikan, baik jumlah maupun jenisnya: ketepatan sasaran penyampaiannya, ketepatan kondisi barang yang di salurkan. Dalam rangka itu paling tidak 3 langkah yang sebaiknya di tempuh pleh bagian penanggung jawab penyimpanan atau penyaluran, yaitu:
  1. Penyusunan alokasi barang;
  2. Pengiriman barang; 
  3. Penyerahan barang.

5.      Pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah
            Pemeliharaan sarana dan prasarana termasuk aspek krusial dalam pengelolaan sarana dan prasarana pendidikan, karena bukan lagi rahasia umum, bahwa sarana dan prasarana yang tidak terpelihara dirasakan sangat tidak nyaman oleh para penggunanya. Pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah dimaksudkan untuk mengkondisikan sarana dan prasarana tersebut senantiasa siap pakai dan tidak mengalami trouble ketika sedang dipergunakan. Oleh karena itu pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah harus dilakukan secara teratur, sistematis dan terus menerus.
            Ada dua jenis pemeliharaan sarana dan prasarana di sekolah yakni pemeliharaan sehari-hari dan pemeliharaan secara berkala. Yang dimaksud pemeliharaan sehari-hari adalah jenis pemeliharaan yang hampir setiap hari dilakukan agar sarana dan prasarana tersebut siap, aman dan nyaman dipakai. Contoh: menyapu lantai, mengepel lantai, dll. Pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah secara berkaladitujukan kepada jenis sarana dan prasarana yang memang membutuhkan pemeliharaan secara berkala. Contoh: pengecatan tembok, pengecatan/pemeliharaan kusen,pintu,jendela dan lain-lain.
            Pada sarana dan prasarana elektronik pemeliharaan sehari-harinya dengan cara membersihkannya dari debu-debu yang menempel dan juga perlu pemeliharaan perangkat lunaknya. Pembersihan dari virus-virus pengganggu harus sering dilakukan. Pemeliharaan sarana dan prasarana secara berkala meliputi penggantian spare-part yang sudah aus, penggantian dengan spesifikasi terbaru.
            Diantara perbaikan sarana dan prasarana tersebut, ada yang sifatnya ringan dan ada yang sifatnya berat. Perbaikan-perbaikan ringan umumnya dapat ditangani oleh teknisi sekolah, sedangkan perbaikan-perbaikan berat umumnya yang tidak bisa dihandle oleh teknisi sekolah-teknisi sekolah yang tersedia, oleh karena itu harus mendatangkan teknisi dari luar. Oleh karena itu seorang manajer pendidikan di sekolah harus mencoba mengkalkulasi, efektif, efisien manakah antara sistem pemeliharaan yang ditangani oleh karyawannya sendiri dengan yang diserahkan kepada agent atau perusahaan jasa cleaning service, baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang.
6.      Penghapusan Sarana dan Prasarana Pendidikan di sekolah
            Penghapusan adalah suatu aktivitas manajemen sarana dan prasarana pendidikan yang bermaksud untuk meniadakan barang-barang inventaris lembaga dengan mengikuti tata kaidah, perundanga-undangan dan peraturan yang berlaku. Secara khusus, tujuan penghapusan sarana dan prasarana pendidikan tersebut adalah sebagai berikut:
a.       Mengurangi dan mencegah kerugian yang lebih besar sebagai akibat dari adanya dana yang dikeluarkan untuk pos perbaikan.
b.      Mengurangi dan mencegah terjadinya pemborosan dana sebagai akibat dari biaya pengamanan, penggudangan sarana dan prasarana yang tidak dapat dipergunakan lagi.
c.       Mengurangi beban dan kalau perlu membebaskan instuisi dari tanggungjawab pemeliharaan dan pengamanan barang-barang yang sudah tidak dapat dipakai lagi.
d.      Mengurangi beban pekerjaan inventarisasi yang secara terus-menerus atau berkala yang harus dilakukan
e.       Menghapuskan barang-barang yang out of date dari lembaga agar tidak memboroskan tempat atau ruangan.
f.       Agar barang-barang sekali pakai ( tidak dapat diup-grade lagi) tidak menumpuk di lembaga pendidikan.
g.      Agar ada alasan juga untuk mengadakan barang baru yang lebih sesuai dengan tuntunan kebutuhan dari pos/anggaran pengadaan.
Ada juga beberapa persyaratan yang harus dipenuhi agar barang-barang di sekolah dapat dihapus, yaitu sebagai berikut:
a.    Barang-barang tersebut diklasifikasikan mengalami kerusakan berat sehingga dipandang tidak dapat dimanfaatkan lagi.
b.    Barang-barang yang akan dihapus tersebut sudah dipandang tidak sesuai lagi dengan kebutuhan
c.    Barang-barang di sekolah tersebut sudah dipandang kuno sehingga kalau digunakan sudah tidak efektif dan efisien lagi.
d.   Barang-barang tersebut menurut aturan tertentu karena terkena larangan.
e.    Barang-barang tersebut mengalami penyusutan yang berada di luar kekuasaan pengurus barang.
f.     Barang-barang tersebut jumlahnya melebihi kapasitas sehingga tidak dipergunakan lagi.
g.    Barang-barang yang dari segi utilitasnya tidak seimbang dengan kerumitan pemeliharaannya.
h.    Barang-barang yang dicuri
i.      Barang-barang yang diselewengkan
j.      Barang-barang yang terbakar atau musnah akibat adanya bencana alam.

Ø  Prosedur penghapusan :
1.      Manajer pendidikan membentuk tim penghapusan sarana dan prasarana pendidikan.
2.      Tim penghapusan sarana pendidikan diberikan mandat untuk mengidentifikasi jenis-jenis barang yang akan dihapuskan.
3.      Berdasarkan hasil identifikasi atas sarana dan prasarana pendidikan tersebut, tim kemudian mengumpulkan sarana dan prasarana pendidikan yang akan dihapus pada suatu tempat.
4.      Sarana dan prasarana yang telah dikumpulkan tersebut kemudian diinventarisasi dengan cara mencatat jenisnya, jumlahnya, tahun pembuatannya,tahun anggarannya dan sumber anggarannya.
5.      Manajer pendidikan mengajukan usulan penghapusan ke instansi yang berada diatasnya, yang dilampiri dengan barang yang akan dihapus.
6.      Setelah usulan disetujui, yang ditandai dengan keluarnya surat keputusan penghapusan, tim yang ditunjuk tersebut memeriksa kembali barang-barang yang dihapus, dan mencatatnya dalam berita acara penghapusan.
7.      Tim yang ditunjuk melakukan penghapusan. Bentuk penghapusan bisa dengan cara pelelangan atau pemusnahan. Pelelangan ditujukan kepada barang-barang yang mungkin masih laku dilelang. Sementara pemusnahan dilakukan terhadap berbagai jenis barang yang sudah tidak laku lagi.

7.      Penilaian Dan Pengawasan
            Penilaian terhadap kegiatan pengamatan pelaksanaan aktivitas yang sedang berjalan sanagat penting. Karena penilaian atas sistem pengawasan yang dipergunakan akan memberikan bahan-bahan yang sangat berguna untuk:
a)      Menemukan fakta bagaimana proses pengawasan itu dijalankan
b)      Untuk apa sistem pengawasan itu dilaksanakan. Apakah untuk membimbing ataukah hanya sekedar alat untuk mencari-cari kelemahan dan kesalahan orang lain?
c)      Melihat apakah pengawasan itu memebina daya kreasi orang atau untuk mentakut-takuti
d)     Melihat apakah pengawasan itu menjadi faktor perangsang peningkatan produktivitas, atau menghalangi peningkatan produktivitas.

Bahan-bahan yang diperoleh dipergunakan untuk memperbaiki sistem pengawasan untuk fase berikutnya. Dengan kata lain untuk recontrolling. Sudah barang tentu pula bahwa sistem penilaian yang diadakan harus terus menerus disempurnakan. Artinya, reevaluating harus diadakan pada akhir setiap fase yang independen itu. Demikianlah kegiatan itu terus menerus berlangsung, sehingga usaha peningkatan kemampuan pimpinan organisasi dalam membuat rencana, menyusun organisasi, menggerakkan bawahan, dan mengadakan pengawasan serta penilaian terus-menerus berlangsung. Hanya dengan jalan demikianlah organisasi dapat semakin tumbuh dan berkembang dengan teratur dan pesat. Juga, hanya dengan demikianlah pimpinan dapat meningkatkan managerial productivity-nya, juga hanya dengan demikianlah operational productivity bawahan dapat dibina. Hanya dengan jalan demikianlah efisiensi dan efektivitas dapat lebih ditingkatkan. Singkatnya, hanya dengan demikian organization survival dapat terjamin.
DAFTAR RUJUKAN

Tim Pakar Manajemen Pendidikan. 2003. Manajemen Pendidikan. Malang: Penerbit Universitas Negeri Malang.
Siagian, S.P. 2001. Filsafat Administrasi. Jakarta: Gunung Agung.
http://www.pendidikanadministrasi.blogspot.com/2012/02/manajemen-sarana-prasarana-pendidikan.html
http://www.negeridemangan.blogspot.com/2013/11/inventarisasi-dan-penyimpanan-sarana.html


0 komentar

Silahkan mengeluarkan unek** yang baik,and jangan nyepam ya..!
Terimakasih udah mampir..!